Administración
de Proyectos en Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
En la actualidad la Tecnologías
de la Información y Comunicaciones se son ampliamente utilizadas y requeridas
en todos aquellos ámbitos donde se maneje información y sea necesaria la
comunicación y dispersión de dicha información en cualquier momento que se
requiera. En las empresas se ve como requisito contar con las tecnologías ya
mencionada ya que permiten obtener de manera rápida y confiable la información
y esto permitirá a los ejecutivos de la empresa el poder realizar la toma de
decisiones.
En los temas posteriores a este
será necesario estudiar primeramente el significado de empresa, así como
cosificación de estas por magnitud, giro y origen de capital. Una vez estudiado
lo anterior se empezará a estudiar lo que es un sistema, cuáles son sus
características, se estudiarán que son los sistemas de información así como sus
objetivos y sus ciclo de vida y por último se mencionara como se tiene que
llevar a cabo la organización del personal y selección de mismo para
desarrollar el proyecto de un determinado tiempo.
La empresa.
Es un grupo social en
el cual se lleva a cabo una producción para satisfacer necesidades del mercado.
Clasificación de la empresa
Actividades por giro,
origen capital, magnitud de la empresa.
Actividad de giro
La actividad
primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la
transformación y/o extracción de materias primas.
(Extractivas Y Manufactureras)
Extractivas:
En este punto va a
mencionar cuando se van a explotar los recursos naturales, como por ejemplo las
empresas petroleras, mineras, tala de árboles, pesqueras entre otras.
Manufactureras:
Son empresas que se
encargan de procesar la materia prima en un producto terminado, ya que estas
satisfacen directamente las necesidades del consumidor como lo pueden ser empresas
dedicadas a los alimentos, prendas de vestir, aparatos electrónicos, etc.
Origen de capital
·
Publicas:
Las empresas públicas
son aquellas que se desempeñan en el servicio social ya uqe pertenecen al
estado.
·
Privadas:
Estas empresas son
formadas cuando el capital viene de una sola persona o bien el presupuesto es
de origen extranjero, se puede decir que la finalidad de este tipo de empresas
es con fin lucrativo.
Magnitud de una empresa
¿Cómo se
mide una empresa?
La
magnitud de una empresa es una forma de clasificar, para hacerlo se pueden
tomar diferentes factores tales como:
Valor del
Capital.
Esta se
puede medir de dos formas principales: patrimonio de la empresa, la cual
determina cuánta riqueza posee la empresa; o ingresos en el periodo. Cada uno
de estos valores se puede medir en forma bruta o neta, siendo más apreciado el
valor neto. Es importante medir a todas las empresas con el mismo tipo de valor
para que sea objetiva la comparación.
Número de
trabajadores:
El cual
determina cuanto alcance tiene la mano de obra de la empresa. El número de
trabajadores también se emplea para determinar el tamaño de una empresa. El
número de trabajadores cobre más importancia cuando se desglosa en mano de obra
especializada. Se define de la siguiente manera:
Empresa
Artesanal. De 1 a 5 trabajadores
Empresa
Pequeña. De 6 a 50 trabajadores
Empresa
Mediana. De 51 a 500 trabajadores
Empresas
Grandes. De 500 trabajadores en adelante.
Bienes de personal.
Altos
ejecutivos.
Organizar
las funciones de cada elemento de la empresa, así como definir los objetivos de
la empresa
Supervisores.
El
supervisor es la clave de la comunicación correcta en cualquier organización.
Es el centro de mensajes por el que tiene que pasar la información.
Directores.
Es
aquella persona capaz de prever, organizar, mandar, coordinar y controlar las
actividades de la organización.
Técnicos.
Es la
función central y el propósito general de toda la empresa. La función técnica
define qué es lo que se va a producir o vender dentro de la empresa.
Obreros.
Son los
que realizan la mano de obra de la empresa.
Concepto
de sistemas
· Un conjunto de elementos
· Dinámicamente relacionados
· Formando una actividad
· Para alcanzar un objetivo
· Operando sobre datos/energía/materia
· Para proveer
información/energía/materia
-------------------------------------------------------------------------------------------- Equipo 2
Ciclo de vida del desarrollo de sistemas
Son los pasos a seguir desde que se comienza con la necesidad de un sistema hasta que el mismo es sustituido. Los pasos son:
1. Planificación
2. Análisis
3. Diseño
4. Implantación
5. Operación y Apoyo
Planificación:
Comienza
con un pedido escrito llamado “system request”, que identifica el
sistema de información y los cambios deseados. Pueden ser cambios
mayores (un nuevo sistema) o cambios menores (un reporte). El propósito
de la fase de planificación es identificar claramente la naturaleza y el
alcance del problema.
Análisis:
El
propósito es conocer exactamente cómo trabaja el sistema actual,
determinar y documentar qué debe hacer el sistema y recomendar las
posibles soluciones. Se utilizan diferentes herramientas para explicar
cómo funciona el sistema actual. Primero se hace una determinación de
requisitos, donde se define todas las funciones que realiza el sistema
actual y se determinan las mejoras necesarias.
Diseño:
El
propósito de esta fase es desarrollar un diseño (cómo va a quedar) del
sistema de información que satisfaga todos los requisitos documentados.
Se determina qué va a hacer el sistema. Se identifican las entradas
(Input), salidas (Output), archivos, programas, procedimientos y
controles del sistema.
Implantación:
Esta
es la fase en la cual el sistema es creado e instalado. Los programas
son escritos, probados y documentados. El propósito de esta fase es
entregar un sistema de información completo y documentado, que haya sido
revisado y aprobado por la gerencia y usuarios.
Operación y Apoyo:
Luego
de que la compañía esté utilizando el sistema, a veces es necesario
realizar cambios al sistema para hacer mantenimiento o mejoras. Los
cambios de mantenimiento son para corregir errores o adaptar el sistema a
requisitos del gobierno u otras entidades. Las mejoras son
modificaciones para aumentar la capacidad del sistema, como nuevos
reportes.
Esta esta conformada por 5 fases muy importantes las cuales son:
Fase conceptual
La
planificación conceptual es la primera fase del ciclo de vida del
desarrollo de sistemas. En esta fase, las personas importantes que
participan en el proyecto o interesados definen el sistema propuesto y
determinan el alcance del proyecto. Además, se determinan las
limitaciones de factores como los recursos, presupuesto y tiempo.
Fase de Definición
Fase de adquisición o de producción
En
la fase del diseño, los especialistas de TI transforman los requisitos
en requisitos técnicos. Inicialmente, los desarrolladores crean un
diseño técnico preliminar para tratar todos los requisitos de negocio
del sistema definidos en la fase de definición de requisitos. Cuando el
diseño preliminar ha terminado, los desarrolladores hacen un diseño
técnico detallado, que define todas las funciones técnicas necesarias
para implementar el sistema.
Fase Operacional
En
la fase de operaciones y mantenimiento, el nuevo sistema pasa a modo de
operación total. TI controla el sistema para asegurar que el sistema
reúna los requisitos de negocio pedidos. Además, el personal de TI
realiza mantenimiento periódico en el sistema para asegurar que el
sistema sigue funcionando como se espera. El equipo de soporte también
proporciona asistencia para el sistema y resuelve los problemas
informados.
Fase de muerte
La
fase de disposición ocurre al final del ciclo de vida del sistema.
Cuando un sistema ha completado su tiempo de vida y se retira, esta fase
proporciona una serie de pasos sistemáticos para finalizar el sistema.
Realizar esta fase asegura que la información vital se mantenga para los
negocios futuros o las necesidades del sistema. Además, la disposición
del sistema adecuada es necesaria par asegurar que un componentes del
sistema, datos, software y hardware se disponen de forma adecuada y
según las normas de la compañía.
-------------------------------------------------------------------------------------------- Equipo 3
Características
de los sistemas
Sistema
es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes
que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por
alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre
el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.
Según
Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De
ahí se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o
totalidad).
- Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
- Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambio y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
- Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
- Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Estudio de
Factibilidad
Cuenta con tres aspectos os cuales son:
•
Factibilidad Técnica
•
Factibilidad Económica
•
Factibilidad Operacional
Factibilidad Técnica se refiere:
A que el proyecto pueda realizarse con los recursos técnicos con que cuenta la empresa como son: equipo, tecnología existente de software y el personal disponible, y se hacen cuestionamientos.
Factibilidad Económica se refiere:
A los beneficios que traerá la realización del proyecto. Se deben de hacer cuestionamientos para poder saber si es factible.
Es el más importante en las empresas ya que los gerentes
no están dispuestos a solventar estos costos cuando no hay los suficientes
fundamentos que los convenzan de que es necesario la realización del proyecto
Factibilidad Operacional Trata de:
La utilidad del sistema una vez ya desarrollado e implantado en la empresa. Es realizado por uno o dos personas que tienen conocimiento en técnicas de sistemas de información, casi siempre analistas de sistemas.
ETAPAS PARA EL DESARROLLO DE UN SOFTWARE
v Determinación de los Requerimientos del Sistema
Los analistas trabajan con
los empleados y administradores, realizando una serie de preguntas como:
q ¿Qué es lo que se hace?
q ¿Cómo se hace?
q ¿Con que frecuencia se presenta?
q ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de
decisiones?
q ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan
las tareas?
Diseño del Sistema
Diseño Lógico en contraste
con la de desarrollo de software, a la que denominan Diseño Físico.
Los cuales se representaran
por medio de:
Ø Diagramas de flujo
Ø Tablas
Ø Símbolos especiales
Ø Arboles
Ø Graficas
Desarrollo del Sistema
El analista trabaja junto al
programador para desarrollar cualquier sistema.
Los programadores se
encargan de:
₪
Codificar
₪
Verificar
₪
Validar
₪
Pruebas
₪
Elaborar manual de
usuario y del sistema.
Pruebas del Sistema
Antes de implantar el
sistema es necesario realizar pruebas.
Implantación y Evaluación
La implantación es el
proceso de instalar y verificar un nuevo equipo.
◊
Se necesita capacitar
a los usuarios.
◊
Brindar mantenimiento
La evaluación del sistema de
información se lleva acabo para identificar fuerzas y debilidades.
La evaluación ocurre a lo
largo de cualquiera de las siguientes Dimensiones:
a) Evaluación operacional. (función)
b) Impacto organizacional. (beneficios)
c) Opinión de los administradores. (puntos de vista)
LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS EN SI
Ø Garantiza los objetivos
y estrategias de la empresa.
Ø El trabajo a través de
los proyectos es consecuencia de un plan estratégico de una empresa.
Ø La administración de
proyectos es una de las mejores herramientas para desarrollar proyectos.
La importancia de los SI en las
empresas
Ø Se dice que es quien
tiene la información clara, concreta y segura domina a los de más en cualquiera
que sea su área.
Ø Para una empresa es
indispensable un SI sino no podrían desarrollar sus actividades.
Planificación de proyectos de un SI.
Objetivos generales
Ø Resolver un problema.
Ø Dar respuesta a
directivos.
Ø Aprovechar la
oportunidad.
Capacidad
Ø Las actividades de la
empresa están influenciadas por la capacidad de procesar transacciones con
rapidez y eficacia.
Formas:
Ø Aumentar velocidad de
procesamiento.
Ø Bien manejo.
Ø Recuperación de
información.
Control
Ø Los SI amplían la
comunicación y facilitan la integración de funciones individuales.
FORMULACION
DEL EQUIPO DE TRABAJO
El grupo de personas que se organiza para alcanzar
un objetivo común recibe el nombre de equipo. Se conoce como trabajo, por otra parte, al esfuerzo humano
y a la actividad productiva por la cual se recibe una remuneración.
Estas definiciones nos permiten acercarnos al concepto de equipo de trabajo, que es el
grupo de trabajadores dirigidos por un gerente. Este equipo trabaja en pos de
los objetivos de la organización.
El buen funcionamiento de un equipo de trabajo depende de varios factores.
Todos los empleados que forman parte del equipo deben trabajar para alcanzar
el objetivo común. La
solidaridad, por lo tanto, es imprescindible dentro del grupo. Esto supone que
no hay lugar para el lucimiento personal o para la competencia interna que
atente contra el objetivo de la organización.
Líder de Proyecto
Líder de proyecto o encargado de proyecto, es la persona
que tiene la responsabilidad total del planeamiento y la ejecución acertados de
cualquier proyecto. Este título se utiliza
en la industria de la construcción, la arquitectura, el desarrollo de software
y diversas ocupaciones que se basan en la generación o manutención de un
producto.
El
gerente de proyecto debe poseer una combinación de habilidades incluyendo una
gran capacidad inquisitiva, de detectar asunciones sin especificar y de
resolver conflictos interpersonales. Una de sus tareas más importantes es el
reconocimiento de los riesgos que afectan directamente las probabilidades de
éxito del proyecto, y la constante medición, formal e informalmente de dicho
riesgo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. El riesgo se presenta
mayormente como incertidumbre. El gerente de proyecto acertado es aquel que
enfoca esto como preocupación principal. La mayor parte de los problemas que
afectan un proyecto se relacionan de un modo u otro a un riesgo.
Analista de Sistemas
Analista de Sistema: puede referirse al encargado del
desarrollo de aplicaciones en lo que respecta a su diseño y obtención de los
algoritmos, así como de analizar las posibles utilidades y modificaciones
necesarias de los sistemas operativos para una mayor eficacia de un sistema
informático. Otra misión de estas personas es dar apoyo técnico a los usuarios
de las aplicaciones existentes
INTERFAZ DEL USUARIO
Este
rol es opcional dependiendo del proyecto. La realidad es que no todos los
proyectos tienen las mismas exigencias en cuanto a interface de usuario, es
decir hay proyectos que por sus características no requieren de una interface
de usuario muy sofisticada, en cambio hay otros que requieren de una interface
que permita la usabilidad del producto y esto es solicitado explícitamente por
el cliente. En los casos en que la interface de usuario revista importancia en
la usabilidad del producto y en el cumplimiento de los requerimientos del
cliente, se deberá asignar este rol dentro del equipo.
El
diseñador de la interface de usuario tiene como principales
tareas:
·
Capturar los
requerimientos del usuario respecto a la interface,
incluyendo requerimientos de facilidad de uso
·
Participa en las
revisiones de facilidad de uso e interface de usuario
·
Coordina y lidera reuniones
de validación de la interface de usuario y facilidad de uso, que
involucran a los usuarios de la interface,
como por ejemplo los usuarios finales, proporcionando el retorno a diseñadores
e implementadores.
PLANEACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES
Tener los
objetivos por escrito y revisarlos periódicamente, es fundamental para no
perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o
en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificación eficaz si:
*Reviso mis
metas y establezco tareas diarias específicas.
*Determino
el tiempo que tomará realizar cada tarea.
*Anticipo
los obstáculos a los que me enfrentaré.
*Organizo
mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
*Estén en
línea con mis valores.
*Sean de
tiempo definido.
*Estén
definidas clara y específicamente.
*Sean
completamente mías.
*Sean
realistas.
Para la realización veremos dos herramientas utilizadas cotidianamente:
Diagrama de Gantt
Es una
herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto
para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado
Diagrama de hitos
Es una
herramienta simple para la representación gráfica del desarrollo de un plan de
proyecto. Consiste en una tabla que relaciona los hitos con la
fecha de inicio y/o finalización de los mismos.
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